EPP to największy zarządca centrów handlowych w Polsce pod względem powierzchni najmu. Firma zarządza 28 obiektami handlowymi i 6 kompleksami biurowymi zlokalizowanymi w najbardziej atrakcyjnych polskich miastach, w których wynajmuje powierzchnię handlową i biurową.
Zawarcie umowy z najemcą wymaga złożenia podpisów na odpowiednich dokumentach przez jedną lub kilka z upoważnionych osób (przykładowo: prezesa, członka zarządu czy pełnomocnika). Analogowe rozwiązanie, czyli zbieranie podpisów na wydrukowanych dokumentach bywa uciążliwe. Alternatywną opcją było zastosowanie cyfrowych podpisów kwalifikowanych.
Dział IT EPP opracował i wdrożył cyfrowy proces obiegów dokumentu, w ramach którego dokumenty po zaakceptowaniu przez poszczególne działy firmy, trafiały do upoważnionych do podpisu.
I tu brakowało wygody podpisu elektronicznego. Wszystkim zależało, by przy jak najmniejszej liczbie kliknięć, upoważnione osoby mogły podpisać wszystkie dokumenty, które czekały na ich sygnaturę. Czasem potrzebny był podpis jednej osoby, a w innych przypadkach kilku przedstawicieli firmy. Pojawiło się wyzwanie – jak znaleźć rozwiązanie realizujące podpis dokumentów i będące dostosowane do potrzeb EPP.
Konsultanci Ratiomation przeanalizowali sprawdzone rozwiązania obecne na polskim rynku rozważając ich zalety, wady, oferowane wsparcie oraz koszty związane z abonamentem, wsparciem i ilością obsługiwanych dokumentów.
Następnie zaproponowali ofertę stworzenia uszytej na miarę aplikacji dedykowanej dla EPP. Jej zaletą było nie tylko dopasowanie do potrzeb klienta, ale też bezpieczeństwo danych pozostających w spółce. EPP zdecydowało się na to rozwiązanie. Miało ono być umieszczone w lokalnej infrastrukturze i udostępniane pracownikom poprzez przeglądarkę internetową.
Zespół specjalistów Ratiomation w krótkim czasie przygotował, przetestował i wdrożył zleconą aplikację. Pozwoliła ona na pełną kontrolę procesu i jego elastyczność w przypadku, gdyby były potrzebne zmiany. Dzięki rozwiązaniu Ratiomation możliwe było podpisywanie dużej liczby dokumentów w prosty i szybki sposób.
Paweł Wężyk, dyrektor działu IT w EPP powiedział: „Dzięki udanej współpracy z Ratiomation osoby upoważnione do podpisywania dokumentów mogą płynnie to robić. Wystarczy zaznaczyć wybrane dokumenty czekające na sygnaturę, a potem nacisnąć przycisk podpisz. To oszczędza czas pozwalając skupić się na innych zadaniach”.
Pracownicy Ratiomation to konsultanci, menedżerowie i programiści mający doświadczenie w pracy przy międzynarodowych projektach dla globalnych korporacji i ich klientów. Chętnie podzielą się swoim doświadczeniem i wesprą Cię w skutecznym prowadzeniu firmy.
Autor: Anna Gregorczyk